--- title: CENT Systems Digital Services description: "Entdecken Sie die Vorteile der Digitalisierung mit CENT Systems: Mit Smart Scanning, der Smart Mailbox und dem Smart Archive. Jetzt mehr erfahren." --- # Tschüss Papier. Hallo im Hier. ## Wir digitalisieren Ihren Workflow. Setzen Sie auf unsere KI-gestützten Digital Services und profitieren Sie von einem automatisierten Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen. Mit Smart Scanning, der Smart Mailbox und dem Smart Archive von CENT Systems.   [Jetzt kontaktieren ](https://news.cent-systems.ch#contact-form) ## Die Vorteile der Digitalisierung aus einer Hand Wir bieten Ihnen individuelle Lösungen für die digitalen Prozesse Ihres Unternehmens. Mit CENT Systems als Digitalisierungspartner profitieren Sie von KI-gestützten Services, die der Papierflut in Ihrem Unternehmen ein Ende setzen. Wir scannen Ihre physische Post, erhöhen mit der Smart Mailbox den Automatisierungsgrad Ihrer Prozesse und lösen mit dem Smart Archive Ihr Papierarchiv ab. Alles aus einer Hand – und mit einem Höchstmass an Know-how, Zuverlässigkeit und Datensicherheit. [Jetzt kontaktieren ](https://news.cent-systems.ch#contact-form) ![Strukturierter-Datenfluss](https://news.cent-systems.ch/hubfs/cent_lp_2024/images/Rectangle%205-2.svg) ###### Strukturierter Datenfluss Unsere Digital Services optimieren den Datenfluss und erhöhen so den Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen. Unsere Lösungen sind skalierbar und für KMU und Grossunternehmen geeignet. ![Datensicherheit](https://news.cent-systems.ch/hubfs/cent_lp_2024/images/Rectangle%205-1.svg) ###### Datensicherheit an erster Stelle Wir legen höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und implementieren Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen. Sämtliche Datenserver befinden sich in der Schweiz. ![Kosteneinsparung Digitalisierung](https://news.cent-systems.ch/hubfs/cent_lp_2024/images/Rectangle%205.svg) ###### Digitalisierung spart Kosten Dank effizienteren Abläufen und automatisierten Unternehmensprozessen profitieren Sie von smarten Funktionen und nachhaltigen Kosteneinsparungen. ## Erleben Sie die Vorteile unserer Digital Services Im Video lernen Sie, wie CENT Systems Ihre Prozesse nachhaltig automatisiert und betriebliche Abläufe optimiert – von der ersten Erfassung der Dokumente bis zur gesetzeskonformen e-Archivierung geschäftsrelevanter Daten. [Jetzt kontaktieren ](https://news.cent-systems.ch#contact-form) ## Unsere Digital Services im Überblick Mit unserem Smart Scanning, der Smart Mailbox und dem Smart Archive bieten wir die passenden digitalen Lösungen für sämtliche Ihrer elektronischen und physischen Medien. Erfahren Sie mehr über unsere Digital Services. [Jetzt kontaktieren ](https://news.cent-systems.ch#contact-form) ![CENT-Systems_SmartScanning](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/CENT-Systems_SmartScanning_1.jpg?width=1980&height=1320&name=CENT-Systems_SmartScanning_1.jpg) ### Wir digitalisieren Ihren Input. Mit Smart Scanning. Das Smart Scanning von CENT Systems macht den Weg frei für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen. Wir digitalisieren Ihre Dokumente, Aufzeichnungen oder Fotografien zuverlässig, schnell und rechtskonform. ![CENT-Systems_SmartMailbox](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/CENT-Systems_SmartMailbox_1.jpg?width=1980&height=1320&name=CENT-Systems_SmartMailbox_1.jpg) ### Wir digitalisieren Ihren Posteingang. Mit der Smart Mailbox. Automatische Sortier-Algorithmen statt physischer Post: Revolutionieren Sie Ihren Posteingang und heben Sie die Produktivität Ihres Unternehmens mit der Smart Mailbox von CENT Systems auf ein neues Niveau. ![CENT-Systems_SmartArchive](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/CENT-Systems_SmartArchive_1.jpg?width=1980&height=1320&name=CENT-Systems_SmartArchive_1.jpg) ### Wir digitalisieren Ihr Archiv. Mit dem Smart Archive. Profitieren Sie mit dem Smart Archive von CENT Systems von einer massgeschneiderten digitalen Umgebung für Ihre Dokumente. Kommunizieren Sie mit Ihrem Archiv und erhalten Sie mit intelligenten Abruffunktionen jederzeit Zugang zu sämtlichen Informationen. ![AXA-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-06-07-5170-AM.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-06-07-5170-AM.png) ![visana-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-05-58-7884-AM.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-05-58-7884-AM.png) ![helvetia-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-4.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-4.png) ![EGK-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-3.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-3.png) ![die-Mobiliar-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-2.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-2.png) ![power integrations logo](https://news.cent-systems.ch/hubfs/power%20integrations%20logo-cmyk.svg) ![AXA-Logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-06-07-5170-AM.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-06-07-5170-AM.png) ![visana-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-05-58-7884-AM.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-Nov-07-2024-07-05-58-7884-AM.png) ![helvetia-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-4.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-4.png) ![EGK-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-3.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-3.png) ![die-Mobiliar-logo](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/cent_lp_2024/images/Aspect%20Ratio-2.png?width=118&height=80&name=Aspect%20Ratio-2.png) ![power integrations logo](https://news.cent-systems.ch/hubfs/power%20integrations%20logo-cmyk.svg) ## Referenzen entdecken Erfahren Sie mehr über die erfolgreich umgesetzten Projekte, die wir realisiert haben, und entdecken Sie unsere vielfältigen Referenzen, die unser Engagement und unsere Expertise widerspiegeln. ![Archiv Digitalisierung VVST](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Aspect%20Ratio.png) ##### Archiv Digitalisierung für VVST ![CENT-Systems_VVST](https://news.cent-systems.ch/hubfs/CENT_Case_VVST_Keysivual.jpg) Referenz ## Archiv Digitalisierung für VVST Für die Digitalisierung des bestehenden Papierarchivs setzte VVST auf die Archiv Digitalisierung von CENT Systems – vielfältige Mehrwerte inklusive. Sekundenschnelle Verfügbarkeit von Dokumenten, wegfallende Platzprobleme und ein reibungsloser Ablauf: Die Digitalisierung des bestehenden Papierarchivs von VVST durch CENT Systems zeigt auf, welche Vorteile ein hoher Digitalisierungsgrad mit sich bringt. Davon profitieren nicht zuletzt die beim VVST versicherten Unternehmen. ### Fristgerechte ##### Ablösung ### Archiv ##### Digitalisierung ### 600’000 ##### Dokumente #### Die Ausgangslage Die Geschichte von VVST (Versicherungsverband Schweizerischer Transportunternehmungen) reicht weit zurück: Gegründet wurde die Genossenschaft im Jahr 1898 als Haftpflichtversicherung von damals 23 Schweizer Sekundärbahnen. Diesem Ursprung ist die Genossenschaft treu geblieben: Bis heute gilt VVST im Bereich Haftpflichtversicherung und Versicherungsberatung als kompetenter Partner für Unternehmen des öffentlichen Verkehrs und für Seilbahnen. Um dem schwindenden Platz im physischen Archiv entgegenzuwirken und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, beauftragte VVST eine externe Beratungsfirma damit, einen kompetenten Digitalisierungsdienstleister zu finden. «CENT Systems hat unsere strengen Anforderungen bezüglich sensibler Daten und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ideal erfüllt und sich klar gegen die Konkurrenz durchgesetzt», sagt Luzian Rothen, Mitglied der Geschäftsleitung VVST. ![Avatar-Rothen_Luzian-516x516-1](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Avatar-Rothen_Luzian-516x516-1.jpg) CENT Systems hat unsere strengen Anforderungen bezüglich sensibler Daten und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ideal erfüllt und sich klar gegen die Konkurrenz durchgesetzt. Luzian Rothen, Mitglied der Geschäftsleitung VVST #### Die Lösung Das 600’000 Seiten umfassende Papierarchiv von VVST – darunter Akten und Dokumente – wurde vollständig von CENT Systems digitalisiert. Die von VVST in Zügelkisten gepackten Dokumente wurden zuverlässig von CENT Systems abgeholt und auf direktem Weg zum Standort in Lohn-Ammannsegg bei Solothurn transportiert. Danach wurden die Dokumente für die Digitalisierung vorbereitet, indem beispielsweise Klammern und Post-its entfernt wurden. «Dass die Prüfung der Dokumente ebenfalls von CENT Systems übernommen wurde, war für uns eine grosse Erleichterung», so Luzian Rothen. Der reibungslose Ablauf der Archiv-Digitalisierung gewährleistete die von VVST geplante Ablösung des physischen Archivs per Anfang 2024. «Beeindruckend war aus unserer Sicht, dass der gesamte Ablauf der Digitalisierung absolut nach Plan funktionierte – das ist bei anderen IT-Projekten keinesfalls eine Selbstverständlichkeit», so das Mitglied der VVST-Geschäftsleitung. #### Der Mehrwert Die erfolgreiche Archiv Digitalisierung durch CENT Systems erfüllt gleich zwei Anforderungen von VVST: Einerseits wird dadurch die gesetzeskonforme Archivierung hinsichtlich Aufbewahrungsdauer und weiterer Regularien gewährleistet, andererseits konnte das physische Platzproblem im bisherigen VVST-Archiv nachhaltig gelöst werden. «Die abgeschlossene Archiv Digitalisierung bietet zudem weitreichende Vorteile bei der Verfügbarkeit der Dokumente. Mussten wir im physischen Archiv effektiv nach Dossiers suchen, können wir die digitalisierten Dokumente neu innert Sekunden aufrufen. Das vereinfacht die Handhabung unserer Dossiers sehr – und davon profitieren nicht zuletzt unsere Kundinnen und Kunden», sagt Luzian Rothen. #### VVST (Versicherungs-Verband Schweizerischer Transportunternehmen) Die 1898 gegründete Genossenschaft VVST bietet Haftpflichtversicherungen und weitere Versicherungsdienstleistungen für Unternehmen des öffentlichen Verkehrs sowie für Seilbahnen. VVST arbeitet im Bereich Haftpflichtversicherung mit der Zurich zusammen, weitere Partner der Genossenschaft sind die Mobiliar und die Basler Versicherung. ![Archiv Digitalisierung Kapo Basel-Stadt](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Aspect%20Ratio-1.png) ##### Archiv Digitalisierung für den Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt ![Archiv Digitalisierung Kantonspolizei Basel-Stadt](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Headerbild_Kapo_Basel.jpg) Referenz ## Digitalisierung vor Ort für den Sozialdienst der Kapo Basel-Stadt. Zuverlässiges Dokumentenmanagement mit besonderen Rahmenbedingungen: CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für hochsensible Scanning Services beauftragt. Für den Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt digitalisierte CENT Systems das 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten umfassende Papierarchiv. Aufgrund der hochsensiblen Daten und unter Berücksichtigung entsprechender gesetzlicher Vorgaben wurde ein On-Site Scanning in den Räumlichkeiten des Sozialdienstes durchgeführt. Die eingescannten Dokumente standen dem Auftraggeber dabei jeweils spätestens am Folgetag digitalisiert zur Verfügung. ### 12,500 ##### dossiers ### 280’000 ##### Seiten ### 40 ##### Tage #### Die Ausgangslage Das Papierarchiv des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt ist über die Jahre auf rund 280’000 Einzelseiten angewachsen. Die Dossiers brachten nicht nur räumliche Herausforderungen mit sich, sondern wären bei einem Brand oder einem Wasserschaden auch unwiederbringlich verloren gewesen. «Ein Informationsverlust hätte einen unermesslichen Schaden für die Abteilung Sozialdienst und die Kantonspolizei bedeutet», sagt Thomas Jannsen, Projektingenieur des Justiz- und Sicherheitsdepartements Kanton Basel-Stadt, im Interview mit CENT Systems. So wurde entschieden, auf eine Digitalisierung des Papierarchivs zu setzen. Den Ausschlag für die professionellen Scanning Services von CENT Systems hat nebst der Expertise im Bereich sensibler Daten, unter anderem aus dem Gesundheitswesen, auch die nachvollziehbare Kalkulation von CENT Systems gegeben. ![Avatar_Thomas_Jannsen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Avatar_Thomas_Jannsen.jpg) Wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam. Thomas Jannsen, Projektingenieur Justiz- und Sicherheitsdepartement Kanton Basel-Stadt #### Die Lösung CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für ein zuverlässiges Dokumentenmanagement beauftragt, das aufgrund der sensiblen Daten der Sozialdienst-Dossiers besondere Anforderungen an die Scanning Services stellte. Sämtliche Mitarbeitenden von CENT Systems wurden vorgängig einer polizeilichen Überprüfung unterzogen und die Scanning Services mussten so geplant werden, dass die Sozialdienst-Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die Dossiers hatten. Die Infrastruktur für das On-Site Scanning stammte von CENT Systems. In zwei zur Verfügung gestellten Räumen wurden innerhalb von 40 Arbeitstagen sämtliche 12’500 Dossiers gescannt und gespeichert. An einzelnen Tagen wurden mehr als 700 Dossiers gescannt. Der Zugriff auf die physischen Dossiers war dabei zu jeder Zeit gewährleistet. #### Der Mehrwert Die erfolgreich abgeschlossene Digitalisierung des Archivs vereinfacht den Arbeitsalltag der Sozialdienst-Mitarbeitenden auf unterschiedliche Arten. Zum einen sind die sensiblen Daten neu nachhaltig vor Schäden durch Brand und Wasser geschützt, zum anderen bietet die zeitgemässe Lösung bei dringlichen Einsätzen der Kantonspolizei Basel-Stadt noch schnelleren und zuverlässigeren Zugriff auf die benötigten Dossiers. Nicht zuletzt kann der Sozialdienst den hohen gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen, mit den digitalisierten Daten noch besser gerecht werden. #### Der Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt 1934 mit dem Auftrag gegründet, sich der Fürsorge von Kindern und Frauen in Notlagen zu widmen, ist der Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt auch 90 Jahre später ein unverzichtbarer Teil der Polizeiarbeit im Kanton Basel-Stadt. Heute ist der Sozialdienst im Bereich Soziales und in der polizeilichen Einsatzunterstützung insbesondere bei psychosozialen Fragestellungen tätig und für Personen zuständig, die aufgrund einer akuten oder psychosozialen Krise sich selbst oder Dritte gefährden. Auch im Falle einer Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung leistet der Sozialdienst Einsatzunterstützung. ![Digitaler Posteingang KPT](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Aspect%20Ratio-2.png) ##### Digitaler Posteingang für die KPT ![Digitaler Posteingang KPT](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Headerbild_kpt-1440x720-1.jpg) Referenz ## Digitaler Posteingang für die KPT Mit dem digitalen Posteingang von CENT Systems schafft die KPT grosse Mehrwerte für die Mitarbeitenden und die knapp 600’000 Versicherten. Die KPT kümmert sich als eine der zehn grössten Krankenkassen der Schweiz um knapp 600’000 Versicherte. Der von CENT Systems realisierte digitale Posteingang schafft die Voraussetzung für einen noch höheren Digitalisierungsgrad der genossenschaftlich organisierten Krankenkasse. Von der individuell auf die KPT zugeschnittenen Digitalisierungslösung profitieren sowohl die rund 700 Mitarbeitenden als auch die Versicherungsnehmenden. ### 600’000 ##### Versicherte ### 30’000 ##### Dokumente pro Tag ### Digitaler ##### Posteingang #### Die Ausgangslage Die KPT gilt nicht nur mit ihren Versicherungsleistungen, sondern auch im Bereich Digitalisierung als eine der führenden Krankenkassen der Schweiz. Dieser Umstand zeigt sich unter anderem beim Online-Auftritt des Unternehmens, wo das innovative Kundenportal KPTnet die Interaktion zwischen Versicherten und Krankenkasse mit intuitiven Funktionen vereinfacht. Um auch den komplexen Prozess der Antragsstellung zu automatisieren, wurde ein Digitalisierungsdienstleister mit grosser Erfahrung im Versicherungswesen gesucht – und in Form von CENT Systems gefunden. «Der digitale Posteingang von CENT Systems ist eine auf uns zugeschnittene Lösung, die sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für unsere Versicherten grosse Mehrwerte schafft», bestätigt Markus Rudaz, Mitglied der Direktion der KPT. ![Avatar-Markus-Rudaz-516x516-1](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Avatar-Markus-Rudaz-516x516-1.jpg) Der digitale Posteingang von CENT Systems ist eine auf uns zugeschnittene Lösung, die sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für unsere Versicherten grosse Mehrwerte schafft. Markus Rudaz, Mitglied der Direktion KPT #### Die Lösung Die Lösung Im Versicherungswesen, insbesondere bei Krankenkassen, sind die Monate vor dem Jahreswechsel besonders intensiv. Es ist die Zeit, in welcher die Versicherten die Leistungen und Prämien vergleichen und sich oft für eine neue Versicherung entscheiden. Die Folge: Krankenkassen, auch die KPT, müssen während der sogenannten Antragssaison innert kürzester Zeit eine grosse Menge an Anträgen sowie Mutationen bei bestehenden Versicherungen bewältigen. «Vor der Digitalisierung unseres Posteingangs bedeutete dies vor allem eines: viel Papier und ein enormer Aufwand, beispielsweise bei Rückfragen von Kunden», so Markus Rudaz. Mit der von CENT Systems realisierten Lösung hielt die Digitalisierung des Posteingangs Einzug bei der KPT. CENT Systems verarbeitet täglich bis zu 30’000 Dokumente der KPT. #### Der Mehrwert Die von CENT Systems digitalisierten Dokumente und die nachfolgende automatische Sortierung der Anträge und Mutationen führen bei der KPT zu einer spürbaren administrativen Entlastung. «Die Zusammenarbeit mit CENT Systems läuft klar und zielgerichtet ab. Wir wissen jederzeit, wer unsere Ansprechpersonen sind, und können unsere Wünsche unkompliziert mitteilen», so Markus Rudaz. Das zeige sich auch bei der Einführung von neuen Dokumentenarten, bei welcher CENT Systems die individuellen Anforderungen der KPT jeweils berücksichtige. «Das ermöglicht der KPT, sich noch mehr um das Tagesgeschäft zu kümmern», sagt Markus Rudaz. Die Mehrwerte für die Versicherten der KPT liegen auf der Hand: «Wer bei uns einen Antrag stellt, erhält innerhalb weniger Tage die neue Police. Und auch bei Rechnungen kann der Stand der Dinge jederzeit direkt ermittelt werden. Das sind die Vorteile der Digitalisierung», freut sich Markus Rudaz. #### KPT Als eine der zehn grössten Krankenkassen der Schweiz beschäftigt die KPT rund 700 Mitarbeitende und bietet knapp 600’000 Menschen zuverlässige Versicherungsleistungen. Die KPT übernimmt als genossenschaftlich organisierte Krankenkasse gesellschaftliche Verantwortung und setzt sich stets für die Bedürfnisse und Interessen ihrer Versicherten ein. ## Individuelle Digitalisierungs-lösungen für Ihre Branche Ob Sie im Gesundheitswesen tätig sind oder auf dem Bau: Dank individueller und skalierbarer Services bieten wir sowohl KMU als auch Grossunternehmen passgenaue Lösungen für den digitalen Wandel. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Smart Scanning, der Smart Mailbox  oder dem Smart Archive für Ihre Branche. ###### Banken . ![Preview-Case-Banken](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Banken.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### KMU allgemein . ![Preview-Case-KMU-allgemein](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-KMU-allgemein.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Sachversicherungen . ![Preview-Case-Versicherungen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Versicherungen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Krankenkassen . ![Preview-Case-Krankenkassen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Krankenkassen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Spitäler . ![Preview-Case-Spitaeler](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Spitaeler.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Arztpraxen . ![Preview-Case-Arztpraxen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Arztpraxen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Alters- und Pflegeinstitutionen . ![Preview_Branche_Alters-und-Pflegeinstitutionen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview_Branche_Alters-und-Pflegeinstitutionen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Behörden und Verwaltungen . ![Preview-Case-Behoerden-Verwaltungen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Behoerden-Verwaltungen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Energieversorger . ![Preview-Case-Energieversorger](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Energieversorger.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Rechts- und Steuerberatungen . ![Preview-Case-Rechts-und-Steuerberatungen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Rechts-und-Steuerberatungen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Immobilienwesen . ![Preview-Case-Immobilienwesen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Immobilienwesen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Logistik und Transport . ![Preview-Case-Logistik-Transport](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Logistik-Transport.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Bau . ![CENT-Case-Bau-2024](https://news.cent-systems.ch/hubfs/CENT-Case-Bau-2024.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ###### Medien und Verlagswesen . ![Preview-Case-Medien-Verlagswesen](https://news.cent-systems.ch/hubfs/Preview-Case-Medien-Verlagswesen.jpg) ### Ihre persönlichen Daten ## Initiieren Sie jetzt den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen Die rund 70 Mitarbeitenden von CENT Systems setzen sich täglich für den Erfolg unserer Kunden und Partner ein. Profitieren Sie von unserem Know-how als Pionierin der Digitalisierung und setzen Sie auf unsere innovativen digitalen Lösungen. Lernen Sie uns kennen und erfahren Sie persönlich bei einer Tasse Kaffee oder im Rahmen einer digitalen Besprechung mehr über unsere Services. Wir freuen uns darauf und lassen Ihnen in beiden Fällen eine unserer stylischen CENT-Coffeemugs zukommen. ![Martin-Lage](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/Martin-Lage-011-640x640px.jpg?width=640&height=640&name=Martin-Lage-011-640x640px.jpg) ##### Martin Lage Geschäftsführer [ +41 (32) 685 05 50 ](tel:+41326850550) [Jetzt kontaktieren ](https://share-eu1.hsforms.com/1RFyzpIQPR6KDGlfmpklD8w2dvj1c) ![Sascha-Buechler](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/katherine-1.png?width=160&height=161&name=katherine-1.png) ##### Sascha Büchler Leiter Innovation und Digital New Business [ +41 (32) 685 05 50 ](tel:+41326850550) [Jetzt kontaktieren ](https://share-eu1.hsforms.com/1ZgEhxeykSRqyZP8fVUoyqA2dvj1c) ![Sven-Stocker-640x640px](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/Sven-Stocker-640x640px.jpg?width=640&height=640&name=Sven-Stocker-640x640px.jpg) ##### Sven Stocker Senior Sales Manager [ +41 (32) 685 05 50 ](https://share-eu1.hsforms.com/17LKAt9H3S-iW7CcqBnLjjA2dvj1c) [Jetzt kontaktieren ](https://share-eu1.hsforms.com/17LKAt9H3S-iW7CcqBnLjjA2dvj1c) Für sämtliche Anliegen und Fragen rund um unsere Digital Services steht Ihnen ausserdem unser Kontaktformular zur Verfügung. [Jetzt kontaktieren ](https://news.cent-systems.ch#contact-form) Pioniere mit Know-how ## Entdecken Sie unseren Information-Hub Welche Vorteile erschliessen sich Unternehmen durch Intelligent Scanning? Wie wird meine Post digitalisiert? Und worauf kommt es bei der digitalen Archivierung von Dokumenten an? Antworten auf diese und viele weitere Fragen liefern wir in unserem Information-Hub. Mit regelmässigen Neuveröffentlichungen greifen wir ausserdem Digitalisierungstrends auf und zeigen auf, wie wir mit unserem Innovation neue digitale Services entwickeln. ![CENT-Systems_Digitalisierung_Posteingang](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/CENT-Systems_Digitalisierung_Posteingang.jpg?width=2000&height=1000&name=CENT-Systems_Digitalisierung_Posteingang.jpg) Digitalisierung 21.11.2024 ###### Digitalisierung fängt beim Posteingang an ![CENT-Systems_Digitalisierung_Posteingang](https://news.cent-systems.ch/hubfs/CENT-Systems_Digitalisierung_Posteingang.jpg) Digitalisierung ## Digitalisierung fängt beim Posteingang an Möchten Sie sich der Digitalisierung Ihres Posteingangs widmen, wissen aber nicht wie? Dann sind Sie bei CENT Systems an der richtigen Adresse. Für alle, die bereits vom papierlosen Büro gehört haben, bislang aber an der Umsetzung gescheitert sind, gibt es uns. Etablierte Prozesse neu zu organisieren, erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig. Sie sollten sich jedoch nicht abschrecken lassen. Zunächst sollten Unternehmer den Weg zum papierlosen Büro in viele kleine Schritte aufteilen. Durch viele Zwischenetappen verliert die Mammutaufgabe der Digitalisierung an Schrecken. So zeigt sich immer wieder, dass die Digitalisierung beim Posteingang anfängt. Hinterfragen Sie zunächst den Umgang mit dem Posteingang. Stellen Sie hier die ersten Weichen für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen. Gehören Sie auch zu den Menschen, die in der Digitalisierung eine kaum zu bewältigende Aufgabe sehen? Scheuen Sie den Aufwand und fürchten Sie Beeinträchtigungen der betrieblichen Abläufe? Indem Sie Schritt für Schritt vorgehen, können Sie derartige Szenarien verhindern. Zudem ist es sinnvoll, erfahrene Digitalisierung Experten zu konsultieren. Wir von CENT Systems unterstützen Sie und nehmen den digitalen Posteingang in Angriff. #### **Wie funktioniert die Digitalisierung des Posteingangs?** Der Weg zum digitalen Posteingang ist weitaus weniger komplex, als es den Anschein hat. Zunächst müssen die physischen Dokumente digitalisiert werden. Im Zuge dessen finden die folgenden Prozesse statt: - Unboxing - Scanning - Data Extraction - Data Enrichment - Export Die physische Post muss folglich geöffnet und aufbereitet werden, bevor die Dokumente eingescannt werden können. Im nächsten Schritt werden die Daten ausgelesen und manuell nachbearbeitet. Zu guter Letzt findet der Export über sichere Schnittstellen statt. Jeder einzelne Schritt auf dem Weg zum digitalen Posteingang erscheint nachvollziehbar und simpel. Die Komplexität ergibt sich erst durch die Vielschichtigkeit dieser Aufgabe. Zudem gilt es, physische Post nach und nach zu reduzieren, indem man die Kommunikation auf digitale Formate umstellt. #### **Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Posteingangs? ** Die Digitalisierung geht mit zahlreichen Herausforderungen einher und ist kein einfaches Unterfangen. Selbst wenn es lediglich um den Posteingang geht, müssen zahlreiche Hürden genommen werden. Fragen Sie sich, ob Sie die Herausforderung annehmen oder nicht doch lieber alles beim Alten belassen sollten? Das ist keine gute Idee, denn die Zukunft ist digital. Der Staat hat die Zeichen der Zeit erkannt und die Strategie «Digitale Schweiz» geschaffen. Neben Behörden, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik ist auch die Zivilgesellschaft gefordert. Die digitale Transformation ist folglich eine nationale Aufgabe. Dieser sollten Sie sich nicht entziehen. Stattdessen sollten Sie die Weichen für die digitale Zukunft stellen und beim Posteingang anfangen. Verlieren Sie nicht den Anschluss, sondern machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Zudem profitieren Sie enorm von einem digitalen Posteingang, da er die folgenden Vorteile bietet: - Verringerung des Papierverbrauchs - Vermeidung einer platzintensiven Lagerung - Vollständigkeit und stetige Verfügbarkeit des Posteingangs - Erhöhung der Effizienz Dass es sich lohnt, ins papierlose Büro zu investieren, liegt somit auf der Hand. Insbesondere mit einem erfahrenen Partner an der Seite kann dieses Unterfangen zu einer wahren Erfolgsgeschichte werden. #### **CENT Systems ist Ihr Partner für den digitalen Posteingang** Sind Sie überzeugt und möchten nun den digitalen Posteingang in die Tat umsetzen? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. CENT Systems ist Ihr zuverlässiger und erfahrener Partner in Sachen Digitalisierung. Für uns sind derartige Prozesse kein Neuland, denn wir beschäftigen uns bereits seit 1985 damit. Mehr als 70 Mitarbeitende bringen ihre Fach- und Branchenkenntnisse ein und sorgen für gelungene Lösungen. Der Weg zum papierlosen Büro mag zunächst schwer und lang erscheinen. Entscheidend ist aber, dass Sie den Anfang machen. Wir von CENT Systems setzen dazu auf die Digitalisierung des Posteingangs. Er bildet das Fundament für die Digitalisierung der betrieblichen Prozesse. Die Umstellung vom physischen Posteingang auf digitale Dokumente kann viel Zeit und Nerven kosten. Damit Sie sich dennoch auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, übernehmen wir die Digitalisierung für Sie. Möchten Sie mehr über unseren Service zur Umsetzung eines digitalen Posteingangs erfahren? Dann zögern Sie nicht und nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage, beraten Sie ausführlich und stellen Ihnen auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösungen vor. ![CENT-Systems_Smart-Scanning-digitale-Transformation](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/CENT-Systems_Smart-Scanning_Blog.jpg?width=2000&name=CENT-Systems_Smart-Scanning_Blog.jpg) Scanning 21.11.2024 ###### Weshalb Initial-Scanning die Grundlage für die digitale Transformation ist ![CENT-Systems_Smart-Scanning-und-digitale-Transformation](https://news.cent-systems.ch/hubfs/CENT-Systems_Smart-Scanning_Blog.jpg) Scanning ## Weshalb Initial-Scanning die Grundlage für die digitale Transformation ist Die Digitalisierung der Wirtschaft ist in vollem Gange und bringt für Unternehmen aller Branchen Chancen und Herausforderungen mit sich. Während zu den Herausforderungen auch die Wahl des passenden Digitalisierungsdienstleisters für Ihr Unternehmen zählt, sind die Chancen um ein Vielfaches grösser. Ein Grundsatz gilt dabei für KMU und grosse Unternehmen gleichermassen: Je früher die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorangetrieben wird, desto umfassender können Sie von den neuen Gegebenheiten profitieren. Als erster Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens gilt das Initial-Scanning, bei welchem sämtliche physische Medien wie Dokumente oder Ihre Post gescannt, archiviert und für die entsprechende Nutzung aufbereitet wird. Zu den offensichtlichsten Vorteilen von Initial-Scanning gehören folgende Punkte: - Einfacher Zugang zu sämtlichen Dokumenten, Aufzeichnungen, Fotografien oder Büchern - **Effizienter Workflow** dank schneller Auffindbarkeit sämtlicher Daten - Gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dokumente und Daten nach Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) - **Platzersparnis **dank wegfallender physischer Archive - Kategorisierung von Metadaten führt zu **Prozessoptimierung** innerhalb von Organisationen #### Was bedeutet Intelligent Scanning? Intelligent Scanning ist ein **Digitalisierungsprozess**, bei welchem physische Dokumente, Archive oder die eingehende Post eingescannt und für die weitere effiziente Nutzung aufbereitet werden. CENT Systems leistet als Schweizer IT-Dienstleistungsunternehmen seit 1985 Pionierarbeit in der Digitalisierung und unterscheidet beim Intelligent-Scanning zwischen den beiden Services Initial-Scanning und Back-Scanning. ##### Was geschieht beim Initial-Scanning? **Initial-Scanning** gilt als erster Schritt zur Digitalisierung von Dokumenten. Dieser Prozess ist für Unternehmen, die einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung ihrer Abläufe machen wollen, von grosser Bedeutung. Im Rahmen des Initial-Scanning werden sämtliche eingehenden Dokumente, beispielsweise Kundenverträge, Briefe, Rechnungen, Fotografien oder Aufzeichnungen, digital eingescannt und indexiert. So wird die Grundlage für das papierlose Büro, die Automatisierung von Prozessen und einen effizienteren Workflow sowie Raum für Innovationen geschaffen. ##### Was geschieht beim Back-Scanning? Die Scanning-Dienstleistungen beim Back-Scanning unterscheiden sich nicht von jenen beim Initial-Scanning. Der Unterschied besteht darin, dass beim Initial-Scanning sämtliche eingehenden Dokumente gescannt werden, während mit Back-Scanning das nachträgliche Scannen von Dokumenten gemeint ist. Back-Scanning kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn die Umwandlung ganzer Archive oder Datensammlungen in digitale Formate vollzogen wird. Mit Back-Scanning können Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad demnach noch stärker erhöhen. #### Diese Möglichkeiten und Vorteile eröffnen sich Ihrem Unternehmen mit Intelligent-Scanning von CENT Systems: - **Rechtskonforme Dokumentenarchivierung**: In physischen Archiven von Unternehmen oder Institutionen werden nebst Dokumenten mit historischem Charakter auch sensible Kundendaten aufbewahrt. Für die Digitalisierungsprofis von CENT Systems ist der Schutz von geschäftsrelevanten und sensiblen Daten ein zentrales Anliegen. Mit der Digitalisierung Ihres Archivs durch CENT Systems setzen Sie auf einen sicheren digitalen Speicherplatz, der die Archivierung sensibler Dokumente unter Einhaltung der GeBüV-Richtlinien ermöglicht. Der hohe Anspruch im Bereich Datensicherheit wird zudem durch die Zertifizierung von CENT Systems nach ISO 27001:2022 sichergestellt. - **Sicherung vor physischem Dokumentenverlust: **Physische Archive benötigen nicht nur viel Platz und entsprechende konservatorische Pflege, sondern bergen auch ein erhöhtes Verlustrisiko durch Brände oder andere Katastrophen. Ein tragisches Beispiel hierfür ist der Grossbrand, der im September 2004 auf einen Schlag rund 50’000 Bücher der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar (D) vernichtete. Die Restaurierung von Millionen beschädigter Seiten dauert bis heute an. Digitale Archivsysteme sind von äusseren Einwirkungen nicht betroffen und werden mit fortschrittlichen Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen im digitalen Umfeld zuverlässig geschützt. - **Legacy-Dokumentenkonvertierung:** Legacy-Anwendungen sind veraltete Softwareprogramme, die zwar noch funktionieren können, aber je nach Infrastruktur nicht mehr mit aktuellen Betriebssystemen kompatibel sind. CENT Systems übernimmt im Rahmen des Intelligent Scanning die Konvertierung der betroffenen Dokumente und überführt die entsprechenden Daten in Ihr digitales Archivsystem. - **Workflow-Optimierung und Migration zu digitalen Prozessen:** Das Initial-Scanning ist für viele Unternehmen der erste Schritt in die Digitalisierung. Sobald das Scannen der eingehenden physischen Post erfolgreich in die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens implementiert wurde, öffnen sich neue Möglichkeiten der digitalen Transformation. Als erfahrenes IT-Dienstleistungsunternehmen bietet CENT Systems eine Reihe von Managed Services, die auf dem Initial-Scanning und dem Back-Scanning aufbauen. Dazu gehört beispielsweise der Digital Service e-Postkorb, der sämtliche Posteingänge intelligent strukturiert und Ihre Mitarbeitenden mit künstlicher Intelligenz (KI)-gesteuerten Benachrichtigungen in Echtzeit über wichtige Ereignisse informiert. Zu einer deutlichen Workflow-Optimierung führt auch die Mailroom Automationvon CENT Systems. Dieser innovative Managed Service bietet die Möglichkeit, die Kundenkommunikation zu grossen Teilen zu automatisieren und leitet eingehende Korrespondenz direkt an die korrekten internen Stellen weiter. #### On-Site Scanning: Zuverlässiges Document Scanning vor Ort Mit dem On-Site Scanning – der Digitalisierung vor Ort – bietet CENT Systems einen auf höchste Sicherheitsanforderungen massgeschneiderten Service an. Unternehmen, Verwaltungen und Institutionen behalten beim On-Site Scanning zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über die zu scannenden Dokumente, da CENT Systems die notwendige Hardware zum jeweiligen Standort bringt. Das On-Site Scanning ermöglicht ausserdem den Miteinbezug von eigenen Expertinnen und Experten. Weiter entfallen für die auftraggebenden Unternehmen, Verwaltungen oder Institutionen die Transport- und Versandkosten. #### CENT Systems: ein erfahrener Partner im Bereich Document Scanning Mit CENT Systems setzen Sie für das Initial-Scanning, das Back-Scanning und für weitere Digitalisierungsdienstleistungen auf einen erfahrenen Partner. Mit unserem umfassenden Know-how im Digitalisieren von Dokumenten aller Art wissen wir genau, worauf es beim Archivieren und Aufbewahren Ihrer sensiblen Kundendaten ankommt. Mit einem Höchstmass an Zuverlässigkeit und unserem vielseitigen, modernen Scanner-Park begleiten wir Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, erfahren Sie mehr über unser Know-how und entdecken Sie unsere realisierten Erfolgsgeschichten. ![CENT-Systems_Post-digitalisieren](https://news.cent-systems.ch/hs-fs/hubfs/CENT-Systems_Post-digitalisieren.jpg?width=2000&height=1000&name=CENT-Systems_Post-digitalisieren.jpg) Post Digitalisierung 21.11.2024 ###### Wie wird meine Post digitalisiert? ![CENT-Systems_Post-digitalisieren](https://news.cent-systems.ch/hubfs/CENT-Systems_Post-digitalisieren.jpg) Post Digitalisierung ## Wie wird meine Post digitalisiert? Die Digitalisierung macht vor nahezu keinem Lebensbereich mehr Halt und löst analoge Medien Schritt für Schritt ab. Auch Dokumente in Papierform dienen langsam, aber sicher aus. Doch dieser Übergang erschwert die Organisation oftmals, denn analoge und digitale Dokumente existieren nebeneinander. Die Post Digitalisierung setzt genau an dieser Stelle an und ermöglicht eine Vereinigung. #### **Weshalb lohnt sich die Post Digitalisierung?** Zunehmend häufig treffen digitale Dokumente auf analoge Exemplare. Wer beispielsweise mit E-Mails und Briefpost gleichzeitig arbeitet, verliert dann schnell den Überblick. Immer wieder stellt sich die Frage, wo die gesuchten Informationen zu finden sind – in analogen Ordner oder auf digitalen Datenträgern? Haben Sie schon einmal daran gedacht, alle Dokumente, egal in welcher Form, zu bündeln? Das erleichtert die Suche ungemein, denn Sie müssen nicht mehrere Orte durchforsten und Sie finden alle Informationen, die Sie benötigen, gesammelt in einer digitalen Quelle. #### **Wie funktioniert die Post Digitalisierung?** Der Begriff «Post Digitalisierung» erklärt sich fast von selbst. Ihre analoge Post wird eingescannt und damit digitalisiert. Auf diese Weise wird sie Teil Ihrer virtuellen Quellen, die Sie ganz leicht durch die Eingabe von Schlagwörtern durchsuchen können. Auch die Weiterverarbeitung wird damit deutlich erleichtert. So übertragen Sie beispielsweise Rechnungen ganz einfach in Ihre Buchhaltungssoftware, ohne jede Angabe einzeln abtippen zu müssen. Damit minimiert sich der Aufwand und Sie gewinnen viel Zeit, die Sie in das Tagesgeschäft oder andere wertvermehrende Aufgaben investieren können. Auch den Weg in die Cloud finden die digitalisierten Dokumente rasch und unkompliziert. So stehen Sie allen Involvierten sofort zur Verfügung und Arbeitsprozesse müssen nicht wegen noch nicht eingetroffenen Briefen unterbrochen werden. Im Grunde schafft die Post Digitalisierung einen digitalen Briefkasten. Dieser stellt Ihnen Ihre Post im Normalfall in Form von PDF-Dateien, mit oder ohne Suchfunktion, zur Verfügung – auf Wunsch auch in anderen Formaten. #### **Welche Vorteile liefert die Post Digitalisierung?** Bis die analoge Post bearbeitet wird, vergeht oft viel Zeit. Die Briefe, die am Firmensitz ankommen, müssen erst einmal sortiert, zugeordnet und schliesslich an den Empfänger übergeben werden. Allein dieser Prozess kann je nach Postaufkommen bereits viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen. Dank des digitalen Briefkastens haben Sie sofort Zugriff auf Ihre Post. Sie müssen nicht darauf warten, bis analoge Briefe an Sie übergeben werden. Damit sparen Sie wertvolle Zeit ein, was vor allem bei Termingeschäften oder Fristen von grosser Bedeutung ist. Gleiches gilt, wenn es sich um die Post von potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern handelt. Hierbei gilt oft: Wer zuerst reagiert, bekommt den Auftrag. Doch nicht nur die Schnelligkeit spricht für die Nutzung der Post-Digitalisierung. Sie bietet Ihnen auch ein besonders hohes Mass an Flexibilität. Immer häufiger wird im Homeoffice gearbeitet. Damit gehen zahlreiche Vorteile einher, wie das unabhängige Arbeiten an jedem Ort. Ihre Post kommt also genau dort an, wo Sie gerade sind. Dabei ist es irrelevant, ob Sie aktuell zu Hause arbeiten oder auf Geschäftsreise sind. Selbst wenn Sie das Homeoffice ins Ausland verlegt haben, verpassen Sie keinen einzigen Brief. Einer unkomplizierten und effizienten Arbeitsweise steht so nichts mehr im Weg. #### **Ihr digitaler Briefkasten von CENT Systems** Sind Sie aktuell mit dem Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zufrieden? Oder würden Sie Ihr Potenzial an dieser Stelle gern näher erkunden? Wir von CENT Systems sind Ihr kompetenter Partner im Bereich Digital Services. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und rufen Ihren digitalen Briefkasten ins Leben. So empfangen Sie Ihre Post an jedem Ort und erhalten wichtige Informationen nie wieder zu spät. Bereits seit 1985 zählen wir folgende Bereiche zu unseren Spezialgebieten: - Digitalisierung - Scanning - Datenextraktion - Veredlung physischer und elektronischer Dokumente im Inbound Management Mehr als 70 Mitarbeitende sorgen dafür, den Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen voranzutreiben und Ihre Prozesse zu optimieren. Dabei digitalisieren wir nicht nur Ihre Post in Ihrem täglichen Posteingang. Auch das Integrieren von Web- und App-Formularen sowie E-Mails in Ihre digitalen Prozesse steht bei uns an der Tagesordnung. Zudem stellen wir Ihnen spezialisierte Services wie das Digitalisieren von Dokumenten, Rechnungen und Rückforderungsbelegen zur Verfügung. Dabei leisten wir stets effiziente, hochwertige und gleichzeitig kostengünstige Arbeit – selbstverständlich ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass wir den aktuellen Forderungen bezüglich Informations- und Cybersicherheit sowie Datenschutz zu jedem Zeitpunkt vollständig gerecht werden. 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