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Digitalisierung fängt beim Posteingang an

Möchten Sie sich der Digitalisierung Ihres Posteingangs widmen, wissen aber nicht wie? Dann sind Sie bei CENT Systems an der richtigen Adresse. Für alle, die bereits vom papierlosen Büro gehört haben, bislang aber an der Umsetzung gescheitert sind, gibt es uns. Etablierte Prozesse neu zu organisieren, erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig. Sie sollten sich jedoch nicht abschrecken lassen.

Zunächst sollten Unternehmer den Weg zum papierlosen Büro in viele kleine Schritte aufteilen. Durch viele Zwischenetappen verliert die Mammutaufgabe der Digitalisierung an Schrecken. So zeigt sich immer wieder, dass die Digitalisierung beim Posteingang anfängt. Hinterfragen Sie zunächst den Umgang mit dem Posteingang. Stellen Sie hier die ersten Weichen für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen.

Gehören Sie auch zu den Menschen, die in der Digitalisierung eine kaum zu bewältigende Aufgabe sehen? Scheuen Sie den Aufwand und fürchten Sie Beeinträchtigungen der betrieblichen Abläufe? Indem Sie Schritt für Schritt vorgehen, können Sie derartige Szenarien verhindern. Zudem ist es sinnvoll, erfahrene Digitalisierung Experten zu konsultieren. Wir von CENT Systems unterstützen Sie und nehmen den digitalen Posteingang in Angriff.

Wie funktioniert die Digitalisierung des Posteingangs?

Der Weg zum digitalen Posteingang ist weitaus weniger komplex, als es den Anschein hat. Zunächst müssen die physischen Dokumente digitalisiert werden. Im Zuge dessen finden die folgenden Prozesse statt:

• Unboxing
• Scanning
• Data Extraction
• Data Enrichment
• Export

Die physische Post muss folglich geöffnet und aufbereitet werden, bevor die Dokumente eingescannt werden können. Im nächsten Schritt werden die Daten ausgelesen und manuell nachbearbeitet. Zu guter Letzt findet der Export über sichere Schnittstellen statt.

Jeder einzelne Schritt auf dem Weg zum digitalen Posteingang erscheint nachvollziehbar und simpel. Die Komplexität ergibt sich erst durch die Vielschichtigkeit dieser Aufgabe. Zudem gilt es, physische Post nach und nach zu reduzieren, indem man die Kommunikation auf digitale Formate umstellt.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Posteingangs? 

Die Digitalisierung geht mit zahlreichen Herausforderungen einher und ist kein einfaches Unterfangen. Selbst wenn es lediglich um den Posteingang geht, müssen zahlreiche Hürden genommen werden. Fragen Sie sich, ob Sie die Herausforderung annehmen oder nicht doch lieber alles beim Alten belassen sollten? Das ist keine gute Idee, denn die Zukunft ist digital.

Der Staat hat die Zeichen der Zeit erkannt und die Strategie «Digitale Schweiz» geschaffen. Neben Behörden, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik ist auch die Zivilgesellschaft gefordert. Die digitale Transformation ist folglich eine nationale Aufgabe. Dieser sollten Sie sich nicht entziehen. Stattdessen sollten Sie die Weichen für die digitale Zukunft stellen und beim Posteingang anfangen.

Verlieren Sie nicht den Anschluss, sondern machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Zudem profitieren Sie enorm von einem digitalen Posteingang, da er die folgenden Vorteile bietet:

• Verringerung des Papierverbrauchs
• Vermeidung einer platzintensiven Lagerung
• Vollständigkeit und stetige Verfügbarkeit des Posteingangs
• Erhöhung der Effizienz

Dass es sich lohnt, ins papierlose Büro zu investieren, liegt somit auf der Hand. Insbesondere mit einem erfahrenen Partner an der Seite kann dieses Unterfangen zu einer wahren Erfolgsgeschichte werden.

CENT Systems ist Ihr Partner für den digitalen Posteingang

Sind Sie überzeugt und möchten nun den digitalen Posteingang in die Tat umsetzen? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. CENT Systems ist Ihr zuverlässiger und erfahrener Partner in Sachen Digitalisierung. Für uns sind derartige Prozesse kein Neuland, denn wir beschäftigen uns bereits seit 1985 damit. Mehr als 70 Mitarbeitende bringen ihre Fach- und Branchenkenntnisse ein und sorgen für gelungene Lösungen.

Der Weg zum papierlosen Büro mag zunächst schwer und lang erscheinen. Entscheidend ist aber, dass Sie den Anfang machen. Wir von CENT Systems setzen dazu auf die Digitalisierung des Posteingangs. Er bildet das Fundament für die Digitalisierung der betrieblichen Prozesse.

Die Umstellung vom physischen Posteingang auf digitale Dokumente kann viel Zeit und Nerven kosten. Damit Sie sich dennoch auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, übernehmen wir die Digitalisierung für Sie.

Möchten Sie mehr über unseren Service zur Umsetzung eines digitalen Posteingangs erfahren? Dann zögern Sie nicht und nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage, beraten Sie ausführlich und stellen Ihnen auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösungen vor.

Weshalb Initial-Scanning die Grundlage für die digitale Transformation ist

Die Digitalisierung der Wirtschaft ist in vollem Gange und bringt für Unternehmen aller Branchen Chancen und Herausforderungen mit sich. Während zu den Herausforderungen auch die Wahl des passenden Digitalisierungsdienstleisters für Ihr Unternehmen zählt, sind die Chancen um ein Vielfaches grösser. Ein Grundsatz gilt dabei für KMU und grosse Unternehmen gleichermassen: Je früher die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorangetrieben wird, desto umfassender können Sie von den neuen Gegebenheiten profitieren. Als erster Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens gilt das Initial-Scanning, bei welchem sämtliche physische Medien wie Dokumente oder Ihre Post gescannt, archiviert und für die entsprechende Nutzung aufbereitet wird. Zu den offensichtlichsten Vorteilen von Initial-Scanning gehören folgende Punkte:

• Einfacher Zugang zu sämtlichen Dokumenten, Aufzeichnungen, Fotografien oder Büchern
• Effizienter Workflow dank schneller Auffindbarkeit sämtlicher Daten
• Gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dokumente und Daten nach Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
• Platzersparnis dank wegfallender physischer Archive
• Kategorisierung von Metadaten führt zu Prozessoptimierung innerhalb von Organisationen

Was bedeutet Intelligent Scanning?

Intelligent Scanning ist ein Digitalisierungsprozess, bei welchem physische Dokumente, Archive oder die eingehende Post eingescannt und für die weitere effiziente Nutzung aufbereitet werden. CENT Systems leistet als Schweizer IT-Dienstleistungsunternehmen seit 1985 Pionierarbeit in der Digitalisierung und unterscheidet beim Intelligent-Scanning zwischen den beiden Services Initial-Scanning und Back-Scanning.

Was geschieht beim Initial-Scanning?

Initial-Scanning gilt als erster Schritt zur Digitalisierung von Dokumenten. Dieser Prozess ist für Unternehmen, die einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung ihrer Abläufe machen wollen, von grosser Bedeutung. Im Rahmen des Initial-Scanning werden sämtliche eingehenden Dokumente, beispielsweise Kundenverträge, Briefe, Rechnungen, Fotografien oder Aufzeichnungen, digital eingescannt und indexiert. So wird die Grundlage für das papierlose Büro, die Automatisierung von Prozessen und einen effizienteren Workflow sowie Raum für Innovationen geschaffen.

Was geschieht beim Back-Scanning?

Die Scanning-Dienstleistungen beim Back-Scanning unterscheiden sich nicht von jenen beim Initial-Scanning. Der Unterschied besteht darin, dass beim Initial-Scanning sämtliche eingehenden Dokumente gescannt werden, während mit Back-Scanning das nachträgliche Scannen von Dokumenten gemeint ist. Back-Scanning kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn die Umwandlung ganzer Archive oder Datensammlungen in digitale Formate vollzogen wird. Mit Back-Scanning können Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad demnach noch stärker erhöhen.

Diese Möglichkeiten und Vorteile eröffnen sich Ihrem Unternehmen mit Intelligent-Scanning von CENT Systems:

• Rechtskonforme Dokumentenarchivierung: In physischen Archiven von Unternehmen oder Institutionen werden nebst Dokumenten mit historischem Charakter auch sensible Kundendaten aufbewahrt. Für die Digitalisierungsprofis von CENT Systems ist der Schutz von geschäftsrelevanten und sensiblen Daten ein zentrales Anliegen. Mit der Digitalisierung Ihres Archivs durch CENT Systems setzen Sie auf einen sicheren digitalen Speicherplatz, der die Archivierung sensibler Dokumente unter Einhaltung der GeBüV-Richtlinien ermöglicht. Der hohe Anspruch im Bereich Datensicherheit wird zudem durch die Zertifizierung von CENT Systems nach ISO 27001:2022 sichergestellt.
• Sicherung vor physischem Dokumentenverlust: Physische Archive benötigen nicht nur viel Platz und entsprechende konservatorische Pflege, sondern bergen auch ein erhöhtes Verlustrisiko durch Brände oder andere Katastrophen. Ein tragisches Beispiel hierfür ist der Grossbrand, der im September 2004 auf einen Schlag rund 50’000 Bücher der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar (D) vernichtete. Die Restaurierung von Millionen beschädigter Seiten dauert bis heute an. Digitale Archivsysteme sind von äusseren Einwirkungen nicht betroffen und werden mit fortschrittlichen Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen im digitalen Umfeld zuverlässig geschützt.
• Legacy-Dokumentenkonvertierung: Legacy-Anwendungen sind veraltete Softwareprogramme, die zwar noch funktionieren können, aber je nach Infrastruktur nicht mehr mit aktuellen Betriebssystemen kompatibel sind. CENT Systems übernimmt im Rahmen des Intelligent Scanning die Konvertierung der betroffenen Dokumente und überführt die entsprechenden Daten in Ihr digitales Archivsystem.
• Workflow-Optimierung und Migration zu digitalen Prozessen: Das Initial-Scanning ist für viele Unternehmen der erste Schritt in die Digitalisierung. Sobald das Scannen der eingehenden physischen Post erfolgreich in die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens implementiert wurde, öffnen sich neue Möglichkeiten der digitalen Transformation. Als erfahrenes IT-Dienstleistungsunternehmen bietet CENT Systems eine Reihe von Managed Services, die auf dem Initial-Scanning und dem Back-Scanning aufbauen. Dazu gehört beispielsweise der Digital Service e-Postkorb, der sämtliche Posteingänge intelligent strukturiert und Ihre Mitarbeitenden mit künstlicher Intelligenz (KI)-gesteuerten Benachrichtigungen in Echtzeit über wichtige Ereignisse informiert. Zu einer deutlichen Workflow-Optimierung führt auch die Mailroom Automation von CENT Systems. Dieser innovative Managed Service bietet die Möglichkeit, die Kundenkommunikation zu grossen Teilen zu automatisieren und leitet eingehende Korrespondenz direkt an die korrekten internen Stellen weiter.

On-Site Scanning: Zuverlässiges Document Scanning vor Ort

Mit dem On-Site Scanning – der Digitalisierung vor Ort – bietet CENT Systems einen auf höchste Sicherheitsanforderungen massgeschneiderten Service an. Unternehmen, Verwaltungen und Institutionen behalten beim On-Site Scanning zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über die zu scannenden Dokumente, da CENT Systems die notwendige Hardware zum jeweiligen Standort bringt. Das On-Site Scanning ermöglicht ausserdem den Miteinbezug von eigenen Expertinnen und Experten. Weiter entfallen für die auftraggebenden Unternehmen, Verwaltungen oder Institutionen die Transport- und Versandkosten.

CENT Systems: ein erfahrener Partner im Bereich Document Scanning

Mit CENT Systems setzen Sie für das Initial-Scanning, das Back-Scanning und für weitere Digitalisierungsdienstleistungen auf einen erfahrenen Partner. Mit unserem umfassenden Know-how im Digitalisieren von Dokumenten aller Art wissen wir genau, worauf es beim Archivieren und Aufbewahren Ihrer sensiblen Kundendaten ankommt. Mit einem Höchstmass an Zuverlässigkeit und unserem vielseitigen, modernen Scanner-Park begleiten wir Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, erfahren Sie mehr über unser Know-how und entdecken Sie unsere realisierten Erfolgsgeschichten.

Wie wird meine Post digitalisiert?

Die Digitalisierung macht vor nahezu keinem Lebensbereich mehr Halt und löst analoge Medien Schritt für Schritt ab. Auch Dokumente in Papierform dienen langsam, aber sicher aus. Doch dieser Übergang erschwert die Organisation oftmals, denn analoge und digitale Dokumente existieren nebeneinander. Die Post Digitalisierung setzt genau an dieser Stelle an und ermöglicht eine Vereinigung.

Weshalb lohnt sich die Post Digitalisierung?

Zunehmend häufig treffen digitale Dokumente auf analoge Exemplare. Wer beispielsweise mit E-Mails und Briefpost gleichzeitig arbeitet, verliert dann schnell den Überblick. Immer wieder stellt sich die Frage, wo die gesuchten Informationen zu finden sind – in analogen Ordner oder auf digitalen Datenträgern?

Haben Sie schon einmal daran gedacht, alle Dokumente, egal in welcher Form, zu bündeln? Das erleichtert die Suche ungemein, denn Sie müssen nicht mehrere Orte durchforsten und Sie finden alle Informationen, die Sie benötigen, gesammelt in einer digitalen Quelle.

Wie funktioniert die Post Digitalisierung?

Der Begriff «Post Digitalisierung» erklärt sich fast von selbst. Ihre analoge Post wird eingescannt und damit digitalisiert. Auf diese Weise wird sie Teil Ihrer virtuellen Quellen, die Sie ganz leicht durch die Eingabe von Schlagwörtern durchsuchen können.

Auch die Weiterverarbeitung wird damit deutlich erleichtert. So übertragen Sie beispielsweise Rechnungen ganz einfach in Ihre Buchhaltungssoftware, ohne jede Angabe einzeln abtippen zu müssen. Damit minimiert sich der Aufwand und Sie gewinnen viel Zeit, die Sie in das Tagesgeschäft oder andere wertvermehrende Aufgaben investieren können.

Auch den Weg in die Cloud finden die digitalisierten Dokumente rasch und unkompliziert. So stehen Sie allen Involvierten sofort zur Verfügung und Arbeitsprozesse müssen nicht wegen noch nicht eingetroffenen Briefen unterbrochen werden.

Im Grunde schafft die Post Digitalisierung einen digitalen Briefkasten. Dieser stellt Ihnen Ihre Post im Normalfall in Form von PDF-Dateien, mit oder ohne Suchfunktion, zur Verfügung – auf Wunsch auch in anderen Formaten.

Welche Vorteile liefert die Post Digitalisierung?

Bis die analoge Post bearbeitet wird, vergeht oft viel Zeit. Die Briefe, die am Firmensitz ankommen, müssen erst einmal sortiert, zugeordnet und schliesslich an den Empfänger übergeben werden. Allein dieser Prozess kann je nach Postaufkommen bereits viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen.

Dank des digitalen Briefkastens haben Sie sofort Zugriff auf Ihre Post. Sie müssen nicht darauf warten, bis analoge Briefe an Sie übergeben werden. Damit sparen Sie wertvolle Zeit ein, was vor allem bei Termingeschäften oder Fristen von grosser Bedeutung ist.

Gleiches gilt, wenn es sich um die Post von potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern handelt. Hierbei gilt oft: Wer zuerst reagiert, bekommt den Auftrag.

Doch nicht nur die Schnelligkeit spricht für die Nutzung der Post-Digitalisierung. Sie bietet Ihnen auch ein besonders hohes Mass an Flexibilität. Immer häufiger wird im Homeoffice gearbeitet. Damit gehen zahlreiche Vorteile einher, wie das unabhängige Arbeiten an jedem Ort.

Ihre Post kommt also genau dort an, wo Sie gerade sind. Dabei ist es irrelevant, ob Sie aktuell zu Hause arbeiten oder auf Geschäftsreise sind. Selbst wenn Sie das Homeoffice ins Ausland verlegt haben, verpassen Sie keinen einzigen Brief. Einer unkomplizierten und effizienten Arbeitsweise steht so nichts mehr im Weg.

Ihr digitaler Briefkasten von CENT Systems

Sind Sie aktuell mit dem Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zufrieden? Oder würden Sie Ihr Potenzial an dieser Stelle gern näher erkunden?

Wir von CENT Systems sind Ihr kompetenter Partner im Bereich Digital Services. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und rufen Ihren digitalen Briefkasten ins Leben. So empfangen Sie Ihre Post an jedem Ort und erhalten wichtige Informationen nie wieder zu spät. Bereits seit 1985 zählen wir folgende Bereiche zu unseren Spezialgebieten:

• Digitalisierung
• Scanning
• Datenextraktion
• Veredlung physischer und elektronischer Dokumente im Inbound Management

Mehr als 70 Mitarbeitende sorgen dafür, den Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen voranzutreiben und Ihre Prozesse zu optimieren. Dabei digitalisieren wir nicht nur Ihre Post in Ihrem täglichen Posteingang. Auch das Integrieren von Web- und App-Formularen sowie E-Mails in Ihre digitalen Prozesse steht bei uns an der Tagesordnung.

Zudem stellen wir Ihnen spezialisierte Services wie das Digitalisieren von Dokumenten, Rechnungen und Rückforderungsbelegen zur Verfügung. Dabei leisten wir stets effiziente, hochwertige und gleichzeitig kostengünstige Arbeit – selbstverständlich ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass wir den aktuellen Forderungen bezüglich Informations- und Cybersicherheit sowie Datenschutz zu jedem Zeitpunkt vollständig gerecht werden.

Suchen Sie einen kompetenten IT-Dienstleister mit Spezialkenntnissen im Bereich der Digitalisierung? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Sie erreichen uns telefonisch, per E-Mail oder über unser Kontaktformular.